Alla som är inbjudna till ett projekt har möjlighet att rapportera in observationer via mobilapplikationen. Vilka rapporter som arbetsplatserna ska kunna arbeta med och mallar för dem är det kontoägaren som sätter upp. Mallar och arbetsflödet för rapporteringen kallas i systemet för rapportflöden.
Rapportflödesinställningarna är mycket flexibla, så att kontoägare kan bestämma vilka frågor och detaljer som ska begäras från användare under rapporteringen. När rapportflöden har skapats på kontoinställningar kan kontoägaren aktivera specifika rapportflöden i olika projekt, baserat på behov. Rapportflödesinställningar gör att kontoägare kan skapa mer detaljerade rapporter utöver standardrapporter som till exempel riskobservation eller olycka.
Vi har standardmallarna: olycka, tillbud, riskobservation, postitiv observation som vi kan hjälpa till med att aktivera, kontakta vår support via telefon 036-34 03 02, mail: [email protected] alternativt chatten längst ner till höger för mer information och hjälp.
För att skapa nytt rapportflöde loggar du in på webbplattformen. Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet och välj sedan Rapportflöden i menyraden som dyker upp till vänster.
Rapport:
Fyll i nästa steg i rapportens namn och beskrivning av den.
Under rubriken kategorier lägger du till egna kategorier för själva ärendet. Klicka på Lägg till kategori, välj spara och lägg därefter, om önskvärt till en beskrivning för själva kategorin. Lägg till så många kategorier som önskas och tryck sedan på spara.
Välj vilken ikon som ska visas vid rapporten, vilket användningsområde och om du önskar att bryta ner ärendet i ännu mer detaljerade användningsområden så väljer du valfri tagg. Med hjälp av taggar kan man få ut en mer detaljerad statistik. Du kan välja mellan de taggar du har skapat tidigare inne på kontoinställningarna.
I reglagen längs ned väljer du om man ska kunna rapportera ärendet anonymt samt om det ska klassificeras som en incident.
Tryck på spara för att komma vidare.
Här kan du välja att lägga till en valfri instruktion till rapporten (exempelvis en tydligare specifikation av vad t ex en olycka eller tillbud innebär, men också ett tydliggörande av vilka filer som ska bifogas i ärendet)
Bortsett från det standardfält som redan finns bygger du här sedan formuläret som du önskar genom drag and drop-funktion, där du kan välja att lägga till sektioner och vad de sedan ska innehålla. För att lägga till sektioner och innehåll i dem drar du helt enkelt de delar som ligger under Formulärets delar genom att klicka på och hålla inne med muspekaren på delarna och dra dem ut till formuläret.
Kort text - Du väljer rubriken till en kort text som personen som utför ronden sedan ska fylla i
Stycke (Text) - Välj en rubrik som sedan är kopplad till en lite längre text
Beskrivning - Här kan du lägga till en beskrivande text, t.ex. instruktioner eller riktlinjer.
Datum - Skriv in vad du vill att personen ska kolla på för datum eller om du vill att de ska skriva in dagens datum
Rullgardinslista - Börja med att sätta rubriken på listan sedan kan du lägga till en eller flera alternativ som du sedan kan redigera, radera och ändra ordning på din rullista.
Kryssruta - Här kan du välja en rubrik och sedan lägga in så många olika kryssruts alternativ du vill.
Radioknapp - När du skrivit in rubriken så kan du sedan lägga in flera alternativ, skillnaden här mellan kryssrutan är att man kan enbart välja ett av alternativen när man fyller i formuläret.
Bilduppladdning - Här kan du lägga in en rubrik som beskriver vilken typ av bild/bilder du vill att personen ska ladda upp
Filuppladdning - Du kan lägga in en rubrik och beskrivning av den fil/filer du vill att personen ska laddas upp
Nummer - Nummer menas med att personen som fyller i formuläret kan välja en siffra kopplat till det du efterfrågar
När du känner dig nöjd med ditt formulär kan du klicka på Förhandsgranska och se hur det kommer att se ut när någon använder formuläret. (Du kan klicka här under hela tiden du redigerar ditt formulär tills du klickar på spara).
Åtgärder och Uppföljning:
Klicka på Åtgärder och Uppföljning.
Det finns två knappar under Åtgärder den första är för att Aktivera åtgärder och du kan enbart klicka på den andra, Avsluta ärende automatiskt, efter åtgärdad avvikelse om du har aktiverat Åtgärder. Fyll i krav för uppföljningen, ange namnet på kravet och välj ett formulär eller skapa ett nytt.
OBS! Om du väljer Avsluta ärende automatiskt efter åtgärdad avvikelse så kan du inte lägga till krav för uppföljning!
TIPS! Du kan välja att skapa flera formulär under samma krav eller skapa flera krav med olika formulär!
Utredning:
Om ni som en central uppföljning önskar arbeta med utredningar ber vi er att kontakta oss via telefon på 036-340302, via mail på [email protected] eller via vår chatt så hjälper vi till med att tilldela behörighet för de kontoägare som ska ha möjlighet att arbeta med detta.
Det är om ni önskar arbeta med utredningar som ni går vidare till nästa steg och lägger till formulär.
Klicka på Utredning
Fyll i utredningskravet, ange kravets namn och välj formulär eller skapa ett nytt.
Klicka på Förhandsgranska för att se hur ditt rapportflöde ser ut från början till slut.
Klicka på Tillbaka till skapande av flöde om du vill redigera något.
Klicka på Publicera.
När flödet är klart - klicka på Publicera längst uppe i högra hörnet.